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Datenschutzbestimmungen

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wurde für Funktionsbezeichnungen wie "Teilnehmer", "Mitarbeiter", etc. in der Regel die männliche Schreibweise verwendet. Wir weisen an dieser Stelle ausdrücklich darauf hin, dass sowohl die männliche als auch die weibliche Schreibweise gemeint ist.

Der Schutz personenbezogener Daten ist für den Hochschulsport des Karlsruher Instituts für Technologie ein zentrales Anliegen. Mit diesen Datenschutzbestimmungen informieren wir darüber, wie personenbezogene Daten von uns verarbeitet werden und welchen Personen diese zugänglich gemacht werden.

Diese Datenschutzbestimmungen ergänzen die Teilnahmebedingungen

 

1. Grundprinzipien bei der Verarbeitung personenbezogener Daten

  • Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt im Rahmen des Landesdatenschutzgesetzes Baden-Württemberg.
  • Der Hochschulsport nutzt personenbezogene Daten ausschließlich, um die Teilnahme am Sportprogramm zu ermöglichen und Sportkurse zu verwalten. Ohne die Angabe der im Folgenden erläuterten Daten (siehe Abschnitt 3) ist eine Teilnahme am Hochschulsport nicht möglich.
  • Gespeicherte Daten sind nur für die Mitarbeiter des Hochschulsports zugänglich. Übungsleiter des Hochschulsports haben zur Kursorganisation eingeschränkten Zugriff auf die gespeicherten Daten. Daten, die die Zahlung von Kursgebühren per Lastschrift betreffen, werden zu diesem Zwecke der Kasse des Karlsruher Instituts für Technologie zugänglich gemacht. Andere Personen oder Dritte können keine der gespeicherten Daten einsehen.

 

 

2. Begriffe dieser Datenschutzbestimmungen

2.1 Daten

  • "Personenbezogene Daten" sind nach §3 Abs. 1 LDSG alle Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmbaren Person.
  • Die personenbezogenen Daten, die bei der Anmdeldung für die Sportangebote eingegeben werden müssen (Pflichtfelder), werden als "Registrierungsangaben" bezeichnet (siehe 3.2).
  • Einige Angaben bei der Registrierung sind optional. Diese werden als "Freiwillige Angaben" bezeichnet (siehe 3.3).
  • Bei der Anmeldung zu einem gebührenpflichtigen Sportkurs werden "Zahlungsdaten" erfasst (siehe 3.4)

2.2 Personen und Einrichtungen

  • Der Hochschulsport ist eine Einrichtung des Karlsruher Instituts für Technologie und steht den Mitgliedern und Angehörigen des Karlsruher Instituts für Technologie sowie dessen Kooperationseinrichtungen offen; er wird in seiner Gesamtheit "Hochschulsport" genannt.
  • Die hauptamtlichen und die studentischen Mitarbeiter des Hochschulsports, die für die Organisation des Sportangebots zuständig sind, werden "Mitarbeiter" genannt.
  • Leiter der Sportkurse, die für die fachliche und sportliche Betreuung zuständig sind, werden "Übungsleiter" gennant; sie sind auf der Hochschulsport-Homepage genannt oder können im Hochschulsport-Büro erfragt werden.
  • Benutzer, die sich auf der Hochschulsport-Homepage für einen Sportkurs angemeldet haben, werden "Teilnehmer" genannt.
  • Der Lastschrifteinzug zur Zahlung von Kursgebühren wird von der Kasse des Karlsruher Instituts für Technologie abgewickelt; diese wird im Folgenden "Kasse" genannt.

2.3 Sonstige Begriffe

  • Die Website, auf denen der Hochschulsport Sportangebote anbietet, wird "Hochschulsport-Homepage" genannt und ist unter http://www.sport.kit.edu/hochschulsport erreichbar.
  • Eine Anmeldung zu Sportkursen ist in Ausanhmefällen persönlich im Büro des Hochschulsports möglich. Dieses wird "Hochschulsport-Büro" genannt.
  • Das vom Hochschulsport angebotene Programm wird in seiner Gesamtheit "Sportangebot" genannt.
  • Einzelne Dienste und Leistungen des Sportangebots werden "Sportkurs" genannt.

 

 

3. Welche Daten werden verarbeitet?

3.1 Personenbezogene Daten

Die personenbezogenen Daten, die im Rahmen der Organisation des Sportangebots automatisiert verarbeitet werden, bestehen im Einzelnen aus den unter 3.2, 3.3 und 3.4 erläuterten Daten.

Teilnehmer haben das Recht, Auskunft über die vom Karlsruher Institut für Technologie über sie gespeicherten Daten zu erhalten und diese ggf. berichtigen zu lassen. Eine Einsichtung und Bearbeitung der Daten ist auf Anfrage nur persönlich im Hochschulsport-Büro möglich.

Dabei werden alle erhobenen Daten nur für einen begrenzten Zeitraum gespeichert. Daten, die mit der Anmeldung zu einem Sportkurs bzw. der Zahlung eines Sportkurses in Verbindung gebracht werden können, werden spätestens ein Jahr nach Semesterende des jeweiligen Sportkurses derart anonymisiert, sodass eine Zuordnung des Teilnehmers nicht mehr möglich ist. Meldet sich der Teilnehmer innerhalb dieses Zeitraums zu keinem weiteren Sportkurs mehr an, werden sämtliche gespeicherten Daten dieses Teilnehmers gelöscht.

3.2 Registrierungsangaben

Bei der Registrierung auf der Hochschulsport-Homepage werden Registrierungsangaben erfasst. Diese sind:

  • Anrede (Herr/Frau) bzw. Geschlecht
  • Vorname
  • Nachname
  • Adresse
  • Postleitzahl
  • Wohnort
  • Status (im Sinne von: Status der Hochschulangehörigkeit. Student, Bediensteter, Gast)
  • Matrikelnummer (nur bei Studenten)
  • Telefonnummer des Arbeitsplatzes (nur bei Bediensteten)

3.3 Freiwillige Angaben

 Bei der Registrierung auf der Hochschulsport-Homepage sind folgende Angaben freiwillig:

  • Email-Adresse
  • Telefonnummer

3.4 Zahlungsdaten

Für gebührenpflichtige Sportkurse ist bei Anmeldung auf der Hochschulsport-Homepage eine Zahlung nur per Lastschrifteinzug möglich. Bei Zahlung per Lastschrifteinzug ist die Angabe folgender Daten durch den Teilnehmer verpflichtend:

  • Kontonummer
  • Bankleitzahl
  • Kontoinhaber

 

 

4. Wer kann die gespeicherten Daten einsehen?

4.1 Mitarbeiter

Mitarbeiter des Hochschulsports können alle gemachten personenbezogenen Daten einsehen; sie verwenden diese Daten ausschließlich zu Zwecken des Hochschulsports. 

4.2 Übungsleiter 

Um Übungsleitern eine direkte Kontaktaufnahme mit Teilnehmern zu ermöglichen, werden den Übungsleitern zuvor erhobene personenbezogen Daten (sofern angegeben) der angemeldeten Teilnehmer zugänglich gemacht. Die Übungsleiter können hierbei die folgenden Daten nur bis zum Semesterende des jeweiligen Sportkurses einsehen:

  • Anrede
  • Vorname
  • Nachname
  • Status
  • E-Mail-Adresse
  • Telefonnummer 

4.3 Kasse

Die Zahlung per Lastschrifteinzug wird von der Kasse abgewickelt. Um die Zahlung per Lastschrifteinzug durchzuführen, werden hierfür die folgenden zuvor erhobenen Daten der Teilnehmer an die Kasse übermittelt:

  • Name
  • Vorname
  • Kontonummer
  • Bankleitzahl
  • Anmeldedatum
  • Zahlungsbetrag
  • gebuchte Leistung (Sportkurs)

Kommt es zu einer Rücklastschrift, die der Teilnehmer zu verantworten hat (d.h. der Lastschrifteinzug konnte wegen einer offensichtlich falschen Angabe des Teilnehmers, z.B. nicht existierende Kontonummer, nicht abgewickelt werden), setzt sich der Hochschulsport direkt mit dem Teilnehmer in Verbindung.

 

 

5. Änderungen der Datenschutzbestimmungen

Der Hochschulsport behält sich vor, diese Datenschutzbestimmungen zu ändern, wenn Änderungen aufgrund von technischen Neuerungen, nachträglich erkannter Regelungslücken oder im Hinblick auf neue vom Hochschulsport bereitgestellte Dienste erforderlich werden. Der Hochschulsport wird die aktuelle Fassung dieser Datenschutzbestimmungen auf der Hochschulsport-Homepage veröffentlichen.